ASSIMA: Digitalisierung der Zentralregulierung weiter ausgebaut

ASSIMA: Digitalisierung der Zentralregulierung weiter ausgebaut

Nach dem Aufbau des zentralen Archivs haben die Verbundgruppe ASSIMA und das auf maßgeschneiderte, digitale Lösungen spezialisierte Unternehmen SGH den zweiten wichtigen Schritt in der Digitalisierung des Zentralregulierungsprozesses erfolgreich umgesetzt. 93 Prozent aller Eingangsrechnungen werden elektronisch eingereicht, eine Quote, die bisher kaum ein Verband leisten kann und die einmal mehr die Zukunftsfähigkeit der ASSIMA bestätigt.

Mit der Implementierung des Portals ZR 4.0 der SGH wurde bei der ASSIMA bereits im Januar 2017 die Digitalisierung der Zentralregulierung eingeläutet. Seit 2017 werden alle Rechnungen in der Zentralregulierung durch ein steuerkonformes und den gesetzlichen Anforderungen entsprechendes Archiv, welches die SGH im Rahmen ihrer ZR 4.0 Lösung zur Verfügung stellt, für die Mitglieder elektronisch archiviert. Dieser erste und zukunftsweisende Schritt des gemeinsamen Pilotprojektes der ASSIMA und SGH ist, vor allem aufgrund der heterogenen Mitgliederstruktur und der Nutzung unterschiedlicher Softwareprogramme, bereits als enormer Erfolg zu werten. Der zweite, erfolgreich abgeschlossene Baustein ist die Ablösung der papierhaften Lieferantenrechnungen durch elektronische Rechnung­en. „Das war in der Tat eine enorme Herausforderung für alle Beteiligten, doch die Vorteile der Digitalisierung für unsere Mitglieder und die Lieferanten sind nicht von der Hand zu weisen. Der nächste und vorerst letzte Schritt ist die Nutzung des Datenpools für detaillierte Analysen, die unseren Mitgliedern noch mehr Aufschluss über die Marktorientierung und Abverkaufsstärke ihrer gelisteten Produkte geben“, gewährt ASSIMA Geschäftsführer Siegfried Despineux heute schon einen Ausblick auf den nächsten Schritt in Richtung Zukunft.

Als die beiden Geschäftsführer, Siegfried Despineux von der ASSIMA und Gerrit Hoppen von der SGH, das gemeinsame Pilotprojekt „Digitalisierung der Zentralregulierung der ASSIMA“ beschlossen, war ihnen bewusst, dass sie sich damit auf eine Herausforderung eingelassen haben, der sich bisher nur die wenigsten Verbände in der Konsequenz stellen. „Es gibt einige wenige, große Verbände, die diesen Digitali­sierungs­status bereits zum Standard gemacht haben. Der Unterschied zu diesen Verbänden gegenüber der ASSIMA liegt aber vor allem darin, dass sie homogene Strukturen, einheitliche Softwareprogramme und Mitglieder mit zahlreichen Filialen haben. Bei der ASSIMA galt es unter anderem Kompatibilität mit allen genutzten Rechnungssystemen und Softwareprogrammen sicherzustellen, viele der Mitglieder besitzen zudem eine unterschiedlich ausgeprägte Affinität zur digitalen Welt. Wir mussten also etwas implementieren, das einfach im Handling ist und auch Mitgliedern, die vielleicht eher analog handeln, die Vorteile der Digitalisierung aufzeigt“, fasst Gerrit Hoppen die Ausgangssituation zusammen und betont die extrem hohe Durchdringung, die Siegfried Despineux bei den elektronischen Prozessen bereits erzielen konnte.

Mit der erfolgreichen Umsetzung des zweiten Zukunftsbausteins im Zuge der Digitalisierung der Zentralregulierung werden bei der ASSIMA jetzt also nicht nur 100 Prozent der Lieferantenrechnungen elektronisch in einem zentralen Archiv für alle Mitglieder archiviert, sondern – und das ist ein Ergebnis, auf das man sowohl bei der ASSIMA als auch bei der SGH stolz ist – eben auch 93 Prozent aller Eingangsrechnungen von den zentral regulierten Vertragslieferanten. Mit der sogenannten SGH VIPER Technologie, gelingt es der SGH, die Inhalte der Rechnungen und Belege in strukturierte Datensätze umzuwandeln und entsprechend zu erfassen, ohne dass im Vergleich zum herkömmlichen Datenaustausch ein zeitraubendes und teures EDIFACT-Projekt erforderlich ist. Diese ausschließlich digitale Bearbeitung bedeutet für den Lieferanten bis zu 70 Prozent weniger Kosten beim Rechnungsversand, da unter anderem kein Papier mehr zum Einsatz kommt und keine Portokosten mehr anfallen und über diese Lösung an alle Kunden elektronische Rechnungen versendet werden können. Siegfried Despineux: „Dieses „Sorglos-Paket“ der SGH war ein unschlagbares Argument für uns und unsere Mitglieder, die Lieferanten davon zu überzeugen, uns bei der Digitalisierung zu unterstützen. Auch hier gilt wieder: Gemeinsam kann mehr bewegt werden als alleine.“ Für das einzelne Mitglied liegt der Vorteil unter anderem in der einfachen Verbuchung und Archivierung der Datensätze, einhergehend zum Beispiel mit einer möglichen spürbaren Kostensenkung beim Steuerberater.

Der nächste und vorerst letzte Schritt wird sein, die erfassten Daten nicht nur zu sammeln, sondern den Datenpool auch auszuwerten und für entsprechende Analysen zu nutzen. Für die ASSIMA ist ganz klar: Die Zukunft ist digital!

Anja Sziele PR
Infanteriestraße 11a, Haus B2
80797 München
Tel.: 089203003260
Fax: 089203003279
mail@anjasziele.de
www.anjasziele.de

Bezugsquelle:
ASSIMA VERBUND GmbH & Co. KG
Bussardweg 18
41468 Neuss
Tel.: +49 (0) 2131 3104 – 0
mail: info@assima.de
www.assima.de