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  • Elektronische Rechnung rechtssicher abspeichern!

Formfehler gefährden Vorsteuerabzug

Zur Vereinfachung des Rechnungswesens gehen immer mehr Unternehmen der Modebranche auf den elektronischen Rechnungsverkehr über. Bei diesem sog. electronic invoicing bzw. e-Invoicing werden Rechnungen in elektronischer Form ohne Papierbelege übertragen.

Die Vorteile des e-Invoicing liegen auf der Hand: Mit Rechnungen in elektronischer Form können papierbasierte Prozesse abgelöst werden. Dies betrifft nicht nur Druck und Versand sondern auch die Weiterleitung im Unternehmen oder die Archivierung. Untersuchungen haben ergeben, dass die herkömmliche Papierabwicklung Kosten von bis zu 20 Euro oder mehr pro Rechnung verursacht. Die Einsparpotentiale werden auf 50 bis 70 Prozent beziffert.

Wichtig: Wer die elektronische Rechnung nutzen will, muss die rechtlichen Vorgaben penibel einhalten. Das scheint nach Kenntnis des BTE jedoch im Modehandel gerade bei der Archivierung derzeit nicht immer hundertprozentig der Fall zu sein – mit möglicherweise unangenehmen Folgen. Wer die gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung elektronischer Rechnungen nicht beachtet, muss damit rechnen, dass bei einer Betriebsprüfung der Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird!

Im Folgenden die entscheidenden rechtlichen Vorgaben für die Archivierung:

  • Elektronische Rechnungen müssen in dem Format, in dem sie als Original-Rechnung empfangen wurden, aufbewahrt werden. Erhalten Sie z.B. eine Rechnung als PDF-Datei, muss diese PDF-Datei aufbewahrt werden. Erhalten Sie die Rechnung als Text in einer E-Mail, müssen Sie die E-Mail mit dem Rechnungstext aufbewahren.
  • Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.
  • Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Elektronische Rechnungen sind in elektronischer Form so aufzubewahren, dass sie während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit nicht geändert und jederzeit lesbar gemacht werden können.
  • Haben Sie eine elektronische Rechnung in strukturierter und maschinell auswertbarer Form erhalten, z.B. als EDI- oder ZUGFeRD-XML-Datei, müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnungen während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit auch maschinell auswertbar bleibt. Wenn Sie z. B. eine  empfangene EDI-Datei in eine Bild- oder PDF-Datei umwandeln und die ursprüngliche EDI-Datei dann löschen, ist dies aus steuerrechtlicher Sicht nicht zulässig.
  • Die Aufbewahrung einer originären elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig.

BTE-Service: Seit Ende 2012 bietet auch das BTE Clearing-Center den rein elektronischen Rechnungsverkehr an. Die Abwicklung wurde von einer renommierten Wirtschafts-prüfungsgesellschaft testiert. Weitere Informationen beim BTE, Gudrun Höck, E-Mail hoeck@bte.de oder im Internet unter www.bte-clearing-center.de.

Hinweis: Für die steuerlich korrekte Archivierung der elektronischen Rechnung müssen allerdings auch bei Nutzung des BTE Clearing-Centers die Rechnungsempfänger (Handelsunternehmen) selbst sorgen. Eine Reihe von Warenwirtschaftsdienstleistern und spezialisierten Archivierungssystemanbietern können den Handel dabei unterstützen.

 

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Kostenfreier BTE-Jahresbetriebsvergleich für 2014

Auch in diesem Jahr bietet der BTE wieder einen Jahresbetriebsvergleich an. Die Teilnahme am BTE-Betriebsvergleich für 2014 ist für alle Textil- und Modefachhändler kostenfrei und auch für Unternehmen mit abweichendem Geschäftsjahr möglich, soweit die Abweichung vom Kalenderjahr nicht mehr als drei Monate beträgt.

Der Erhebungsbogen für 2014 ist leicht auszufüllen. Es ist für viele Positionen möglich, absolute Euro-Werte oder als Alternative relative Ergebniswerte (Prozentangaben) zu melden. Viele Angaben können direkt aus der Warenwirtschaft übernommen werden.

Einsendeschluss für die ausgefüllten Erhebungsbögen ist der 1. Juli 2015. Bei einer ausreichenden Beteiligung wird zum 31. März 2015 zusätzlich für die jeweiligen Teilbranchen eine Zwischenauswertung erstellt und den Teilnehmern zugeschickt. Die Endauswertung wird den Teilnehmern im Juli/August zur Verfügung gestellt.  Abgewickelt wird der BTE-Jahresbetriebsvergleich wieder über das Institut des Deutschen Textileinzelhandels, Köln.

BTE-Appell: Beteiligen Sie sich am BTE-Jahresbetriebsvergleich – am besten noch bis zum 31. März, um frühzeitig erste Vergleichswerte zu bekommen. Den Erhebungsbogen für 2014 kann man über die BTE-Internet-Homepage (www.bte.de, Rubrik „Fachthemen“, Stichwort „Betriebsvergleich“) ausdrucken oder aber kostenfrei anfordern beim BTE.

Hinweis: Die Ergebnisse des BTE-Jahresbetriebsvergleichs für das Jahr 2013 sind – neben anderen statistischen und fachlichen Brancheninformationen – im BTE-Taschenbuch 2015 veröffentlicht. Dieses kann zum Preis von 20 Euro plus MwSt. und Versandkosten bezogen werden beim ITE-Verlag, Fax 0221/92150910, E-Mail: itebestellungen@bte.de oder im BTE-Webshop unter www.shop.bte.de.

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 PR-Erfolg für Hutbranche

Die beim BTE angesiedelte „Gemeinschaft Deutscher Hutfachgeschäfte“ (GDH) konnte erneut einen erfreulichen PR-Erfolg erzielen. Anlass war die zum zweiten Mal zum „Tag des Hutes“ am 25. November 2014 veranstaltete Wahl zum „Hutträger des Jahres“. Zum Träger des „Goldenen Hutes“ kürten die GDH-Mitglieder Andreas Hoppe alias Mario Kopper, Tatort-Kommissar aus Ludwigshafen, der in seiner Rolle und auch privat meist eine Kappe trägt. Hoppe ist damit Nachfolgerin von Fußball-Nationaltorhüterin Nadine Angerer, die im letzten Jahr ausgezeichnet worden war.

Das Medienecho auf die GDH-Aktion war beachtlich. Zahlreiche Zeitungen und auch das ZDF-Mittagsmagazin berichteten über die Verleihung und den „Tag des Hutes“, der auf eine französische Tradition zurückgeht und mittlerweile am 25. November weltweit vielerorts gefeiert wird. Eine Auswahl der Berichte findet sich auf der GDH-Website www.hut-mode.de.

BTE Bundesverband des Deutschen Textileinzelhandels
BDSE Bundesverband des Deutschen Schuheinzelhandels
An Lyskirchen 14
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Tel.: 0221-921509-40
Fax: 0221-921509-10
eMail: jacobs@bte.de
Internet: www.bte.de; www.bdse.org

ITE Institut des Deutschen Textileinzelhandels GmbH
An Lyskirchen 14, 50676 Köln